Le fatture vengono trasmesse alla tua azienda in base al tipo di pagamento e di recapito selezionati.

Se paghi tramite fattura QR, tramite sistema di addebitamento diretto (LSV) o tramite DebitDirect, puoi ora ricevere le fatture in tutta semplicità per e-mail in formato PDF.

In qualità di (sostituto) responsabile viaggi o di responsabile del centro di costo, compila il modulo di contatto con l’indirizzo e-mail al quale desideri ricevere le fatture.

Su Businessmanager, a cui hai accesso come responsabile viaggi o come responsabile del centro di costo. Per consultare i dettagli, scarica le statistiche per il periodo desiderato o specifiche per una fattura inserendo il numero della fattura.

Con «Dossier» si fa riferimento al numero d’ordine generato in automatico per l’acquisto del biglietto.

Per avere una visione d’insieme più chiara, registra in Businessmanager l’attribuzione dei costi. In questo modo semplificherai la registrazione degli acquisti nella tua contabilità finanziaria. Se sono attive una o più attribuzioni dei costi, sarà richiesto ai tuoi collaboratori di selezionarne una prima di concludere l’acquisto.

Un’attribuzione dei costi può essere una voce di costo, un numero di progetto, un numero d’ordine o simili. La descrizione e la durata di validità possono essere selezionate liberamente. Le attribuzioni dei costi sono sempre assegnate a un centro di costo.

La persona responsabile dei viaggi della tua azienda può creare ed elaborare le attribuzioni dei costi e registrare o bloccare la validità.

Dopo aver selezionato un mezzo di pagamento nella procedura d’acquisto, hai la possibilità di creare un testo personalizzato nel campo «Referenza». Questo testo è visualizzato sulla fattura e ti aiuta ad attribuire le posizioni in modo ottimale. 

Qui puoi indicare ad esempio il nome della persona che viaggia, lo scopo dell’acquisto o un numero di riferimento rilevante per te.

La o il committente è la persona che ha acquistato il biglietto su ffs.ch/business oppure tramite l’app Mobile FFS. Non deve essere necessariamente la persona che effettuerà il viaggio. 

Consigliamo, a ogni acquisto di un biglietto, di indicare il nome della persona che viaggerà nel campo «Referenza», così sarà più facile risalire successivamente allo scopo dell’acquisto.

La data di riferimento indica quando il biglietto è stato acquistato su ffs.ch/business o tramite l’app Mobile FFS. Può essere diversa dalla data del viaggio ed è disponibile nella statistica dettagliata che la persona responsabile dei viaggi dell’azienda può scaricare dalla pagina ffs.ch/bm.

La persona responsabile dei viaggi può creare i giustificativi IVA a cadenza trimestrale per centro di costo. 

Per farlo, basta effettuare il login su Businessmanager ffs.ch/bm con le credenziali SwissPass. Quindi, nella scheda della panoramica, selezionare il centro di costo desiderato. Nel menu a destra si trova la voce «Scaricare giustificativi IVA». Selezionare il trimestre desiderato e quindi fare clic su «Generare».

In tal caso puoi rivolgerti alla persona responsabile dei viaggi della tua azienda. La persona responsabile dei viaggi e/o della gestione dei centri di costo può scaricare tutti i dettagli della prenotazione in formato Excel da ffs.ch/bm grazie alla funzione «Scaricare le statistiche» e fornirti i documenti per il controllo delle fatture.

Se hai domande sulle singole funzioni o posizioni della fattura in qualità di responsabili dei viaggi o della gestione dei centri di costo, puoi rivolgerti al Business Travel Service Center.