In Businessmanager esistono vari ruoli. 

• Responsabile del contratto.
  Il responsabile del contratto può visualizzare e gestire il contratto nella sua integralità.
• Responsabile del centro di costo.
  Questa figura può visualizzare e gestire solamente i centri di costo di cui è responsabile.
• Sostituti del responsabile del contratto e/o del centro di costo.
  Queste figure dispongono di accessi analoghi a quelli del ruolo che sostituiscono.
• Collaboratore.
  Il collaboratore non ha accesso a Businessmanager e può soltanto effettuare acquisti.

Importante: per poter effettuare gli ordini, il responsabile del contratto o del centro di costo deve avere un accesso da collaboratore.

Il responsabile del contratto è la persona di riferimento per la gestione degli accessi e dei ruoli. 

Questa figura può: 

• aprire nuovi centri di costo;
• creare/bloccare le repartizioni dei costi;
• nominare un sostituto per il proprio ruolo;
• nominare i responsabili dei centri di costo e i rispettivi sostituti;
• autorizzare o eliminare gli accessi da utente per il contratto nella sua integralità;
• gestire gli abbonamenti del contratto nella sua integralità;
• scaricare le statistiche del contratto nella sua integralità.

La nomina del responsabile del centro di costo spetta al responsabile del contratto.

Si tratta della persona che amministra il centro / i centri di costo di cui è responsabile.

Questa figura può: 

• creare/bloccare le ripartizioni dei costi;
• nominare un sostituto per il proprio ruolo;
• autorizzare o eliminare gli accessi da utente per i propri centri di costo;
• gestire gli abbonamenti dei propri centri di costo;
• scaricare le statistiche per i propri centri di costo.

I collaboratori con autorizzazione per almeno un centro di costo possono effettuare acquisti per conto dell’azienda attraverso i canali di vendita Businesstravel FFS (webshop / app Mobile FFS). 

Per ottenere l’autorizzazione, occorre registrarsi sul contratto e ottenere l’approvazione di un responsabile.

Su Businessmanager sono disponibili vari consigli e suggerimenti con indicazioni utili.  

Fai clic sul simbolo «i» per ottenere maggiori informazioni.

In questa sezione sono raggruppate le richieste di registrazione effettuate dai collaboratori. 

Il responsabile del centro di costo a cui si riferisce la richiesta di registrazione riceve automaticamente una notifica via e-mail. 

Il responsabile del centro di costo interessato, il sostituto o il responsabile del contratto possono approvare o respingere la richiesta. 

Il riepilogo fornisce una visione d’insieme del contratto e dei centri di costo,nonché i nomi dei responsabili dei centri di costo.  

Fai clic su una delle informazioni fornite per ottenere una visualizzazione dettagliata dell’oggetto selezionato.

Questa schermata consente di visualizzare e gestire gli abbonamenti generali e metà-prezzo acquistati sul contratto, nonché le informazioni principali in merito. 

Gli abbonamenti possono essere annullati alla successiva data di disdetta indicata nella colonna corrispondente.

È possibile esportare questi dati sotto forma di tabella Excel facendo clic su «Esporta».

Qui è possibile visualizzare e gestire tutti i membri del personale con accesso al contratto. 

È possibile aggiungere l’accesso a un centro di costo per un profilo utente già registrato o eliminare un’autorizzazione.

L’elenco può essere esportato in formato Excel.

I centri di costo sono visualizzabili in Businessmanager alle sezioni «Riepilogo» o «Centri di costo». 

Un centro di costo può essere considerato come un account cliente. È possibile attribuire un nome a ogni centro di costo al momento della sua creazione; si può inoltre definire un metodo di pagamento e un indirizzo di fatturazione.

È di conseguenza possibile avere vari centri di costo con metodi di pagamento diversi all’interno di un singolo contratto, a seconda delle esigenze e dell’organizzazione contabile dell’azienda.

Le ripartizioni dei costi sono utilizzate per affinare la suddivisione interna degli stessi. 

Sono associate a un centro di costo e compaiono sotto forma di menu a tendina quando si effettua un acquisto. 

Le ripartizioni possono essere gestite direttamente dalla visualizzazione dettagliata del centro di costo. 

Queste imputazioni compariranno sulla fattura e nelle statistiche.

Soltanto chi ricopre i ruoli in questione può nominare o modificare responsabile del contratto e sostituto.

Ecco come procedere:

• Fai clic su «Panoramica» e poi sul numero del contratto. 
• Fai clic su «Modificare», effettua le modifiche desiderate e fai clic su «Salva».

Soltanto chi ricopre i ruoli di responsabile del contratto o sostituto può nominare o modificare responsabile del centro di costo e sostituto.

• Fai clic su «Panoramica» e poi sul centro di costo in questione. 
• Fai clic su «Nomina / sostituisce il responsabile e il sostituto».
• Fai clic su «Modificare», effettua le modifiche e fai clic su «Salva».

Per il contratto nella sua integralità (soltanto responsabile del contratto e sostituto):

• Fai clic su «Panoramica» e poi sul numero del contratto.
• Fai clic su «Scarica le statistiche».
• Indica il periodo di interesse e fai clic su «Generare».

Per un centro di costo (soltanto responsabile del contratto / del centro di costo e rispettivi sostituti):

• Fai clic su «Centri di costo», poi sul centro di costo in questione.
  
• Fai clic su «Scarica le statistiche».
• Indica il periodo di interesse o il numero della relativa fattura e fai clic su «Generare». 

Possono generarlo soltanto il responsabile del contratto / del centro di costo e i rispettivi sostituti.

• Fai clic su «Centri di costo» e poi sul centro di costo in questione.
• Fai clic su «Scarica i documenti IVA».
• Seleziona il trimestre di interesse nel menu a tendina e fai clic su «Generare».

• Fai clic su «Centri di costo» e seleziona il centro di costo in questione.
• Crea una ripartizione dei costi dei costi facendo clic su «Nuova ripartizione dei costi».
• Per importare più ripartizioni dei costi, fai clic su «Esportare le ripartizioni dei costi», modifica il file scaricato e fai clic su «Importare le ripartizioni dei costi». 

Per prima cosa, la persona deve registrarsi sul contratto.

Fai clic su «Compiti», seleziona la casella corrispondente all’utente e fai clic su «Abilitare».

• Fai clic su «Collaboratori» e seleziona la casella corrispondente all’utente. 
• Fai clic su «Nuova assegnazione collaboratori».
• Seleziona il contratto e il nuovo centro di costo.
• Fai clic su «Controllo assegnazione».
• Fai clic su «Salvare le modifiche».

• Fai clic su «Collaboratori» e seleziona la casella corrispondente all’utente. 
  
• Fai clic su «Bloccare» e conferma facendo di nuovo clic su «Bloccare».

N.B.: è possibile riattivare gli utenti bloccati (vedi «Come si autorizza un collaboratore»).

• Fai clic su «Collaboratori» e seleziona la casella corrispondente all’utente. 
• Fai clic su «Eliminare» e conferma facendo clic su «Eliminare».

• Fai clic su «Centri di costo».
• Fai clic su «Nuovo centro di costo.
• Compila tutti i campi obbligatori e fai clic su «Crea».

L’attivazione può richiedere alcuni giorni. Una volta completato il processo, verrà inviata un’e-mail di conferma.

Si accettano le seguenti modalità di pagamento: 

• Fattura con codice QR
• E-fattura (consegna diretta al tuo sistema di pagamento)(?)Visualizzare nota E-fattura (consegna diretta al tuo sistema di pagamento)Il pagamento con E-fattura va richiesto al Business Travel Service Center.Chiudere nota
• Carta di credito
• Carta di credito corporate (Airplus/Amex)(?)Visualizzare nota Carta di credito corporate (Airplus/Amex)Il pagamento con carta corporate va richiesto al Business Travel Service Center.Chiudere nota

Il termine di pagamento della fattura è di 15 giorni.

Per le seguenti modalità di pagamento: 

• Fattura con codice QR
• E-fattura

la fatturazione avviene due volte al mese, per i periodi dal giorno 1 al giorno 15 e dal giorno 16 alla fine del mese. 

In caso di pagamento con carta di credito, l’addebito viene effettuato al momento dell’acquisto del titolo di trasporto. 

Una carta di credito corporate Airplus o Amex può essere registrata in uno o più centri di costo. 

Per ottenere un centro di costo con questo tipo di carta, bisogna rivolgersi al Businesstravel Service Center. 

Dopo l’attivazione del centro di costo: 

• Fai clic su «Centri di costo».
• Seleziona il centro di costo desiderato.
• Fai clic su «Depositare la carta».

Per le aziende che utilizzano un metodo di pagamento basato su fattura (fattura, E-fattura), lo sconto viene applicato automaticamente sulla stessa.

Per le aziende che utilizzano un metodo di pagamento con carta di credito, il pagamento viene effettuato all’inizio di gennaio per l’anno precedente.

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Disdire».

La persona titolare riceverà una notifica della disdetta dell’abbonamento e della data di fine dello stesso. 

Per poter annullare la disdetta, l’abbonamento deve essere ancora valido. 

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Annullare la disdetta».

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Sostituisci il commitente».

Il nuovo acquirente deve disporre di un’autorizzazione per il centro di costo su cui è registrato l’abbonamento.

Questa funzione consente di modificare il centro di costo a cui è associato l’abbonamento selezionato. Al momento del rinnovo, l’abbonamento verrà fatturato sul nuovo centro di costo. 

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Riassegna gli abbonamenti».

Il nuovo acquirente deve disporre di un’autorizzazione per il nuovo centro di costo desiderato. 

Tutti gli abbonamenti metà-prezzo e AG acquistati mediante contratto possono essere esportati in un file Excel. 

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Fai clic su «Esportare».

La funzione «Esportare» tiene conto dei filtri utilizzati. Per ottenere l’elenco completo degli abbonamenti, prima dell’esportazione fai clic su «Resetta i filtri».

• Fai clic su «Collaboratori».
• Fai clic su «Esportare».

La funzione «Esporta» tiene conto dei filtri utilizzati. Per ottenere l’elenco completo degli abbonamenti, prima dell’esportazione fai clic su «Resetta i filtri».