Im Businessmanager gibt es verschiedene Rollen. 

• Vertragsverantwortliche:r.
  Die vertragsverantwortliche Person kann den gesamten Vertrag einsehen und verwalten.
• Rechnungsstellenverantwortliche:r.
  Die rechnungsstellenverantwortliche Person kann nur die Rechnungsstellen einsehen und verwalten, für die sie zuständig ist.
• Stellvertretende:r Vertrags- und/oder Rechnungsstellenverantwortliche:r.
  Die stellvertretenden Personen haben dieselben Zugriffsrechte wie die Rollen, die sie vertreten.
• Mitarbeiter:in
  Mitarbeiter:innen können nicht auf den Businessmanager zugreifen. Sie können nur Käufe tätigen.

Gut zu wissen: Die Vertrags- und/oder Rechnungsstellenverantwortlichen müssen sich einen Mitarbeiterzugriff einrichten, um Bestellungen ausführen zu können.

Die vertragsverantwortliche Person ist die Schlüsselperson für die Verwaltung der Zugriffe und Rollen. 

Sie kann: 

• neue Rechnungsstellen eröffnen.
• Kostenzuordnungen erstellen/sperren.
• eine stellvertretende Person für ihre Rolle ernennen.
• Rechnungsstellenverantwortliche und deren Stellvertreter ernennen.
• Zugriffsberechtigungen für den gesamten Vertrag freigeben oder löschen.
• Abonnemente für den gesamten Vertrag verwalten.
• Statistiken für den gesamten Vertrag herunterladen.

Die rechnungsstellenverantwortliche Person wird durch die vertragsverantwortliche Person ernannt.

Sie gilt als Administrator:in der Rechnungsstelle(n), für die sie verantwortlich ist.

Sie kann: 

• Kostenzuordnungen erstellen/sperren.
• eine stellvertretende Person für ihre Rolle ernennen.
• Zugriffsberechtigungen für ihre Rechnungsstellen freigeben oder löschen.
• die Abonnemente ihrer Rechnungsstellen verwalten.
• die Statistiken ihrer Rechnungsstellen herunterladen.

Mitarbeiter:innen, denen Zugriff auf mindestens eine Rechnungsstelle gewährt wurde, können Käufe im Auftrag des Unternehmens über die Businesstravel-Verkaufskanäle auf SBB.ch und in der App SBB Mobile tätigen. 

Um eine Berechtigung zu erhalten, müssen sich Mitarbeiter:innen auf dem Vertrag anmelden und eine verantwortliche Person muss die entsprechende Freigabe erteilen.

Im Businessmanager sind hilfreiche Tipps und Tricks verfügbar.  

Klicken Sie auf das «i»-Symbol, um zusätzliche Informationen zu erhalten.

In den Aufgaben werden alle Anmeldeanfragen der Mitarbeiter:innen erfasst. 

Die rechnungsstellenverantwortliche Person erhält bei jeder Registrierung eines Mitarbeiters eine automatische Benachrichtigung zur Freischaltung per E-Mail.

Die betreffende rechnungsstellenverantwortliche Person, ihr:e Stellvertreter:in oder die vertragsverantwortliche Person kann die Anfrage anschliessend freigeben oder ablehnen. 

In der Übersicht wird der gesamte Vertrag mit dem Namen der vertragsverantwortlichen Person und allen Rechnungsstellen sowie der Name der rechnungsstellenverantwortlichen Person angezeigt. 

Klicken Sie auf eine der angezeigten Informationen, um eine Detailansicht dazu zu erhalten.

In dieser Ansicht können die über den Vertrag erworbenen General- und Halbtaxabonnements mit ihren jeweiligen Schlüsselinformationen eingesehen werden. 

Die Abonnemente sind auf das nächste, in der entsprechenden Spalte angezeigte Kündigungsdatum kündbar.

Diese Daten können durch Klicken auf «Exportieren» als Excel-Tabelle exportiert werden.

Alle buchungsberechtigten Mitarbeitenden werden hier angezeigt und können verwaltet werden. 

Bereits registrierten Mitarbeitenden kann hier die Buchungsberechtigung auf weitere Rechnungsstellen erteilt oder nicht mehr benötigte Berechtigungen gelöscht werden. Die Liste ist im Excel-Format exportierbar.

Die Rechnungsstellen können im Businessmanager von den Rubriken «Übersicht» oder «Rechnungsstellen» aus eingesehen werden. 

Die Rechnungsstelle lässt sich als Kundenkonto betrachten. Jede Rechnungsstelle hat einen Namen, den Sie bei ihrer Eröffnung definieren. Sie können ausserdem eine Zahlart und eine Rechnungsadresse auswählen.

Entsprechend haben Sie die Möglichkeit, innerhalb desselben Vertrags je nach Bedarf und der Buchhaltungsstruktur des Unternehmens mehrere Rechnungsstellen mit verschiedenen Zahlarten zu erstellen.

Durch die Kostenzuordnungen lassen sich die Kosten intern spezifisch zuordnen. 

Sie sind stets an eine Rechnungsstelle gebunden und werden bei jedem Kauf als Dropdown-Menü angezeigt. 

Die Zuordnungen können direkt in der Detailansicht der Rechnungsstelle verwaltet werden. 

Sie werden in die Rechnung und in die Statistiken übernommen.

Nur die vertragsverantwortliche Person und ihr:e Stellvertreter:in dürfen die vertragsverantwortliche Person und ihre:n Stellvertreter:in ernennen oder ändern.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie auf «Übersicht» und dann auf die Vertragsnummer.
• Klicken Sie auf «Bearbeiten», nehmen Sie die gewünschte Änderungen vor, und klicken Sie auf «Speichern».

Nur die vertragsverantwortliche Person und ihr:e Stellvertreter:in sowie die rechnungsstellenverantwortliche Person und ihr:e Stellvertreter:in dürfen die oder den Verantwortliche:n einer Rechnungsstelle und den oder die Stellvertreter:in ernennen oder ändern.

• Klicken Sie auf «Übersicht» und dann auf die betreffende Rechnungsstelle.
• Klicken Sie auf «Verantwortliche(n) und Stellvertreter ernennen / ersetzen».
• Klicken Sie auf «Bearbeiten», nehmen Sie die Änderungen vor, und klicken Sie auf «Speichern».

Für den gesamten Vertrag (nur vertragsverantwortliche Person und ihr:e Stellvertreter:in):

• Klicken Sie auf «Übersicht» und dann auf die Vertragsnummer.
• Klicken Sie auf «Statistiken herunterladen».
• Geben Sie den gewünschten Zeitraum an und klicken Sie auf «Generieren».

Für eine Rechnungsstelle (nur die vertragsverantwortliche Person und ihr: Stellvertreter:in sowie die rechnungsstellenverantwortliche Person und ihr:e Stellvertreter:in):

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen» und wählen Sie die gewünschte Rechnungsstelle aus.
• Klicken Sie auf «Statistiken herunterladen».
• Geben Sie den gewünschten Zeitraum oder die entsprechende Rechnungsnummer ein, und klicken Sie auf «Generieren».

Nur über die vertragsverantwortliche Person und ihre:n Stellvertreter:in sowie die rechnungsstellenverantwortliche Person und ihre:n Stellvertreter:in.

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen» und dann auf die gewünschte Rechnungsstelle.
• Klicken Sie auf «MwSt.-Belege herunterladen».
• Wählen Sie das gewünschte Quartal im Dropdown-Menü aus, und klicken Sie auf «Generieren».

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen» und wählen Sie dann die betreffende Rechnungsstelle aus.
• Erstellen Sie eine Kostenzuordnung, indem Sie auf «Neue Kostenzuordnung» klicken.
• Um mehrere Kostenzuordnungen zu importieren, klicken Sie auf «Kostenzuordnungen exportieren», bearbeiten Sie die heruntergeladene Datei und klicken Sie dann auf «Kostenzuordnungen importieren». 

Die Mitarbeitenden müssen sich zunächst für den Vertrag anmelden.

Klicken Sie auf «Aufgaben», wählen Sie das Kästchen für die betreffende Person aus und klicken Sie dann auf «Freigeben».

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende» und wählen Sie dann das Kästchen für die betreffende Person aus.
• Klicken Sie auf «Mitarbeitende neu zuordnen». 
• Wählen Sie den Vertrag und die neue Rechnungsstelle aus.
• Klicken Sie auf «Zuteilen Check».
• Klicken Sie auf «Änderungen speichern».

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende» und wählen Sie dann das Kästchen für die betreffende Person aus. 
• Klicken Sie auf «Sperren» und bestätigen Sie durch erneutes Klicken auf «Sperren». 

Wichtig: Ein:e gesperrte:r Mitarbeiter:in kann wieder freigeschaltet werden (siehe «Wie erteile ich Berechtigungen für Mitarbeitende?»).

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende» und wählen Sie dann das Kästchen für die betreffende Person aus.
• Klicken Sie auf «Löschen» und bestätigen Sie dann durch Klicken auf «Löschen».

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen».
• Klicken Sie auf «Neue Rechnungsstelle».
• Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus, und klicken Sie auf «Erstellen».

Die Aktivierung kann mehrere Tage dauern. Nach Abschluss des Prozesses wird eine Bestätigung per E-Mail versendet.

Es werden folgende Zahlarten akzeptiert: 

• Rechnung mit QR-Code.
• E-Rechnung (direkte Zustellung in Ihr Zahlungssystem)(?)Hinweis anzeigen E-Rechnung (direkte Zustellung in Ihr Zahlungssystem)Die Zahlung per E-Rechnung muss beim Business Travel Service Center beantragt werden.Hinweis schliessen.
• Kreditkarte.
• Lodgekarte (Airplus/Amex)(?)Hinweis anzeigen Lodgekarte (Airplus/Amex)Die Zahlung per Lodgekarte muss beim Businesstravel-Service-Center beantragt werden.Hinweis schliessen.

Die Zahlungsfrist beträgt pro Rechnung 14 Tage.

Für folgende Zahlarten: 

• Rechnung mit QR-Code;
• E-Rechnung

erfolgt die Rechnungsstellung zwei Mal pro Monat, jeweils für den 1. bis 15. und für den 16. bis Monatsende. 

Bei Kreditkartenzahlung erfolgt die Belastung direkt beim Billettkauf. 

Eine Lodgekarte vom Typ Airplus oder Amex kann in einer oder mehreren Rechnungsstellen hinterlegt werden. 

Wünschen Sie eine neue Rechnungsstelle mit dieser Zahlart, wenden Sie sich bitte ans Businesstravel Service Center. 

Nach Aktivierung der Rechnungsstelle: 

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen»;
• Wählen Sie die gewünschte Rechnungsstelle aus;
• Klicken Sie auf «Karte hinterlegen».

Bei Unternehmen mit rechnungsbasierter Zahlart (Rechnung, E-Rechnung) erfolgt die Verrechnung des Rabatts automatisch mit jeder Rechnung.

Bei Unternehmen mit Zahlart Kreditkarte erfolgt die Verrechnung Anfang Januar rückwirkend für das vergangene Jahr.

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Kündigen».

Der oder die Aboinhaber:in erhält eine Mitteilung, die ihn oder sie über die Kündigung seines oder ihres Abonnements und den letzten Gültigkeitstag des Abonnements informiert. 

Eine bereits erfasste Kündigung kann bis zum letzten Geltungstag eines Abonnements zurück gezogen werden. 

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Kündigung zurückziehen».

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Besteller ersetzen».

Der neue Besteller muss über eine aktive Buchungsberechtigung für die Rechnungsstelle verfügen, über welche das Abonnement erneuert wird.

Diese Funktion ermöglicht es, die Rechnungsstelle zu ändern, welcher das ausgewählte Abonnement zugewiesen ist. Bei der Erneuerung erfolgt die Fakturierung des Abonnements über die neue Rechnungsstelle. 

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Abonnemente neu zuweisen».

Der Besteller muss über eine aktive Buchungsberechtigung  für die neue Rechnungsstelle verfügen. 

Sämtliche über den Vertrag erworbenen Halbtax- und GA lassen sich als Excel-Datei exportieren. 

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Klicken Sie auf «Exportieren».

Die Funktion «Exportieren» berücksichtigt die von Ihnen verwendeten Filter. Um die vollständige Liste der Abonnemente zu erhalten, klicken Sie vor dem Export auf «Filter zurücksetzen».

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende».
• Klicken Sie auf «Exportieren».

Die Funktion «Exportieren» berücksichtigt die von Ihnen verwendeten Filter. Um die vollständige Liste der Abonnemente zu erhalten, klicken Sie vor dem Export auf «Filter zurücksetzen».