Im Businessmanager gibt es verschiedene Rollen. 

• Vertragsverantwortliche:r.
  Die vertragsverantwortliche Person kann den gesamten Vertrag einsehen und verwalten.
• Rechnungsstellenverantwortliche:r.
  Die rechnungsstellenverantwortliche Person kann nur die Rechnungsstellen einsehen und verwalten, für die sie zuständig ist.
• Stellvertretungen der Vertrags- und / oder Rechnungsstellenverantwortlichen.
  Die stellvertretenden Personen haben dieselben Zugriffsrechte wie die Rollen, die sie vertreten.
• Mitarbeitende.
  Mitarbeitende können lediglich Käufe tätigen. Sie haben keinen Zugriff auf den Businessmanager.

Die vertragsverantwortliche Person ist die Schlüsselperson für die Verwaltung der Zugriffe und Rollen. 

Vertragsverantwortliche können: 

• neue Rechnungsstellen eröffnen.
• Kostenzuordnungen erstellen/sperren.
• Stellvertretungen für ihre Rolle ernennen.
• Rechnungsstellenverantwortliche und deren Stellvertretungen ernennen.
• Zugriffsberechtigungen für den gesamten Vertrag verwalten.
• Abonnemente der gesamten Organisation verwalten.
• Statistiken herunterladen.
• MwSt.-Belege herunterladen.

Die rechnungsstellenverantwortliche Person wird durch die vertragsverantwortliche Person ernannt.

Sie gilt als Administrator:in der Rechnungsstelle(n), für die sie verantwortlich ist.

Rechnungsstellenverantwortliche können: 

• neue Rechnungsstellen eröffnen.
• Kostenzuordnungen erstellen/sperren.
• Stellvertretungen für ihre Rolle ernennen.
• Zugriffsberechtigungen für ihre Rechnungsstellen verwalten.
• die Abonnemente ihrer Rechnungsstellen verwalten.
• die Statistiken ihrer Rechnungsstellen herunterladen.
• MwSt.-Belege herunterladen.

Mitarbeitende mit einer Buchungsberechtigung können auf sbb.ch/business oder in der App SBB Mobile Käufe mit Verrechnung über die Firma tätigen.

Um eine Buchungsberechtigung zu erhalten, müssen sich Mitarbeitende auf den Vertrag der Firma registrieren und eine verantwortliche Person muss die entsprechende Freigabe erteilen.

Im Businessmanager sind hilfreiche Tipps und Tricks verfügbar.  

Klicken Sie auf das «i»-Symbol, um zusätzliche Informationen zu erhalten.

In der Übersicht wird die gesamte Organisation inklusive aller Verträge und Rechnungsstellen angezeigt. Dabei sind jeweils ersichtlich:

• der Name der vertragsverantwortlichen Person pro Vertrag.
• alle zugehörigen Rechnungsstellen.
• der Name der rechnungsstellenverantwortlichen Person.

Welche Informationen in der Übersicht angezeigt werden, hängt von der Rolle und den Berechtigungen des jeweiligen Nutzers innerhalb der Organisation ab.

Klicken Sie auf eine der angezeigten Informationen, um eine Detailansicht dazu zu erhalten.

In dieser Ansicht können die über den Vertrag erworbenen General- und Halbtaxabonnemente mit ihren jeweiligen Schlüsselinformationen eingesehen werden. Diese Daten können durch Klicken auf «Exportieren» als Excel-Tabelle exportiert werden.

Abonnemente können jederzeit auf den nächstmöglichen Kündigungstermin gekündigt werden. Bis zu welchem Datum eine Kündigung spätestens erfasst werden muss, ist in der Spalte «Kündbar bis» ersichtlich. 
Ausserordentliche Kündigungen, wie z.B. bei einem Upsell, können über das Erstattungsformular für Abos beantragt werden.

Alle Buchungsberechtigungen Ihrer Mitarbeitenden werden hier angezeigt. Sie können diese folgendermassen verwalten:

• Buchungsberechtigungen neu zu ordnen und erteilen.
• Buchungsberechtigungen temporär sperren oder löschen.
• Die Liste im Excel-Format exportieren.

In den Aufgaben werden alle beantragten Buchungsberechtigungen der Mitarbeitenden angezeigt. 

Bei jeder Registrierung eines Mitarbeitenden erhält die rechnungsstellenverantwortliche Person automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung zur Freischaltung.

Der Berechtigungsantrag kann anschliessend durch die rechnungsstellenverantwortliche Person, deren Stellvertretungen oder die vertragsverantwortliche Person genehmigt oder abgelehnt werden.

Die Rechnungsstellen können im Businessmanager von den Rubriken «Übersicht» oder «Rechnungsstellen» aus eingesehen werden. 

Die Rechnungsstelle lässt sich als Kundenkonto betrachten. Jede Rechnungsstelle hat eine Bezeichnung, die Sie bei ihrer Eröffnung definieren. Sie wählen die gewünschte Zahlart und Rechnungsadresse aus.  

Entsprechend können Sie innerhalb desselben Vertrags – je nach Bedarf und Buchhaltungsstruktur Ihres Unternehmens – mehrere Rechnungsstellen mit unterschiedlichen Zahlarten einrichten.

Neue Rechnungsstellen eröffnen Sie unter dem entsprechenden Vertrag in der Übersicht.

Kostenzuordnungen ermöglichen eine gezielte interne Zuordnung von Kosten. Sie sind stets einer Rechnungsstelle zugeordnet und werden bei jedem Kauf als Dropdown-Menü angezeigt. Die Zuordnungen lassen sich direkt in der Detailansicht der jeweiligen Rechnungsstelle verwalten. Aktive Kostenzuordnungen werden sowohl auf der Rechnung als auch in den Statistiken berücksichtigt.

Einige Funktionen wie z.B. Statistiken generieren oder Buchungsberechtigungen bearbeiten werden im Hintergrund verarbeitet, sodass Sie währenddessen im SBB Businessmanager weiterarbeiten können.

Im Tab «Aktivitäten» wird der aktuelle Status der Aktivitäten angezeigt.

Nach Abschluss einer Aktivität stehen die relevanten Dokumente zum Download bereit.

Neu können Statistiken flexibel generiert werden – wahlweise für eine oder mehrere Organisationen, für Verträge, Rechnungsstellen oder für eine konkrete Rechnung.

Die Ernennung oder Änderung der vertragsverantwortlichen Person sowie ihrer Stellvertretungen ist ausschliesslich der vertragsverantwortlichen Person und deren Stellvertretungen vorbehalten.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie in der «Übersicht» auf die gewünschte Vertragsnummer.
• Klicken Sie auf «Bearbeiten», nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschliessend auf «Speichern».

• Klicken Sie in der «Übersicht» auf die betreffende Rechnungsstelle.
• Wählen Sie «Verantwortliche Person und Stellvertretungen ernennen / ersetzen».
• Klicken Sie auf «Bearbeiten», nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie anschliessend auf «Speichern».

• Klicken Sie auf «Statistiken» und dann wählen Sie die gewünschte Organisation bzw. die gewünschten Rechnungsstellen.
• Geben Sie den gewünschten Zeitraum an und klicken Sie auf «Generieren».

Für eine konkrete Rechnung: 

• Klicken Sie auf «Statistiken» und geben Sie unter «Rechnungsnummer» die entsprechende Rechnungsnummer ein.
• Klicken Sie auf «Generieren».

Vertrags- oder rechnungsstellenverantwortliche Personen sowie deren Stellvertretungen können MwSt.-Belege quartalsweise herunterladen. So gehen Sie vor:

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen» und wählen Sie die gewünschte Rechnungsstelle aus.
• Klicken Sie auf «MwSt.-Belege herunterladen».
• Wählen Sie im Dropdown-Menü das gewünschte Quartal aus, und klicken Sie auf «Generieren».

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen» und wählen Sie die betreffende Rechnungsstelle aus.
• Klicken Sie auf «Neue Kostenzuordnung» und legen Sie fest, ab wann die Kostenstelle gültig sein soll.
• Um mehrere Kostenzuordnungen gleichzeitig zu erfassen, klicken Sie auf «Kostenzuordnungen exportieren», bearbeiten die heruntergeladene Datei und importieren diese anschliessend über «Kostenzuordnungen importieren».

Die Mitarbeitenden müssen sich zunächst für den Vertrag registrieren.

So gehen Sie anschliessend vor:

• Klicken Sie auf «Aufgaben».
• Wählen Sie die betreffende Person aus.
• Klicken Sie auf «Freigeben», um die Buchungsberechtigung zu erteilen.

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende» und wählen Sie die betreffende Person aus.
• Klicken Sie auf «Mitarbeitende neu zuordnen». 
• Wählen Sie die Organisation, den Vertrag und die neue Rechnungsstelle aus.
• Klicken Sie auf «Speichern».

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende» und wählen Sie die betreffende Person aus.
• Klicken Sie auf «Sperren» und bestätigen Sie die Aktion durch erneutes Klicken auf «Sperren». 

Wichtig: Gesperrte Buchungsberechtigungen können jederzeit wieder freigeschaltet werden. Wählen Sie dazu unter «Mitarbeitende» die betreffende Person aus und klicken Sie auf «Freigeben».

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende» und wählen Sie die betreffende Person aus.
• Klicken Sie auf «Löschen» und bestätigen Sie den Vorgang durch erneutes Klicken auf «Löschen».

• Klicken Sie auf «Übersicht» und wählen den gewünschten Vertrag. Klicken Sie rechts auf «Rechnungsstelle erstellen».
• Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf «Erstellen».

Die Aktivierung kann mehrere Tage dauern. Nach Abschluss des Prozesses erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Es werden folgende Zahlarten akzeptiert: 

• QR-Rechnung.
• E-Rechnung (direkte Zustellung in Ihr Zahlungssystem)(?)Hinweis anzeigen E-Rechnung (direkte Zustellung in Ihr Zahlungssystem)Die Zahlung per E-Rechnung muss beim Businesstravel Service Center beantragt werden.Hinweis schliessen.
• Kreditkarte.
• Lodgekarte (Airplus / Amex)(?)Hinweis anzeigen Lodgekarte (Airplus / Amex)Die Zahlung per Lodgekarte muss beim Businesstravel Service Center beantragt werden.Hinweis schliessen.

Die Zahlungsfrist beträgt 14 Tage pro Rechnung.

Für die Zahlarten QR-Rechnung und E-Rechnung erfolgt die Rechnungsstellung zweimal pro Monat:

• Für den Zeitraum vom 1. bis 15. des Monats.
• Für den Zeitraum vom 16. bis zum Monatsende

Bei der Zahlarten Kreditkarte und Lodgekarte (Amex oder AirPlus) erfolgt die Belastung direkt beim Kauf des Fahrausweises.

Eine Lodgekarte vom Typ Airplus oder Amex kann in einer oder mehreren Rechnungsstellen hinterlegt werden. 

Wünschen Sie eine neue Rechnungsstelle mit dieser Zahlart, wenden Sie sich bitte ans Businesstravel Service Center. 

Nach Aktivierung der Rechnungsstelle: 

• Klicken Sie auf «Rechnungsstellen»;
• Wählen Sie die gewünschte Rechnungsstelle aus;
• Klicken Sie auf «Karte hinterlegen».

Bei Unternehmen mit rechnungsbasierter Zahlart (QR-Rechnung, E-Rechnung) wird der Rabatt automatisch bei jeder Rechnung berücksichtigt.

Bei Unternehmen mit Zahlart Kreditkarte erfolgt die Verrechnung jeweils Anfang Januar rückwirkend für das vergangene Jahr.

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Kündigen».

Der oder die Aboinhaber:in erhält eine Mitteilung über die Kündigung sowie über den letzten Gültigkeitstag des Abonnements.

Eine bereits erfasste Kündigung kann bis zum letzten Gültigkeitstag eines Abonnements zurückgezogen werden.

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Kündigung zurückziehen».

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Besteller ersetzen».

Der oder die neue Besteller:in muss über eine aktive Buchungsberechtigung für die Rechnungsstelle verfügen, über welche das Abonnement erneuert wird.

Diese Funktion ermöglicht es, die Organisation, den Vertrag oder die Rechnungsstelle zu ändern, welcher das ausgewählte Abonnement zugewiesen ist. Bei der Erneuerung erfolgt die Fakturierung des Abonnements über die neue Rechnungsstelle. 

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Wählen Sie das oder die gewünschten Abonnemente aus.
• Klicken Sie auf «Abonnemente neu zuweisen».

Der oder die Besteller:in muss über eine aktive Buchungsberechtigung für die neue Rechnungsstelle verfügen.

Eine Übersicht aller über die Organisation erworbenen Halbtax und GA kann als Excel-Datei exportiert werden.

• Klicken Sie auf «Abonnemente».
• Klicken Sie auf «Exportieren».

Die Funktion «Exportieren» berücksichtigt die von Ihnen gesetzten Filter. Um eine vollständige Liste aller Abonnemente zu erhalten, klicken Sie vor dem Export auf «Filter zurücksetzen».

• Klicken Sie auf «Mitarbeitende».
• Klicken Sie auf «Exportieren».

Die Funktion «Exportieren» berücksichtigt die von Ihnen gesetzten Filter. Um die vollständige Liste der Mitarbeitenden zu erhalten, klicken Sie vor dem Export auf «Filter zurücksetzen».