Il existe plusieurs rôles dans le Businessmanager. 

• Responsable du contrat.
  Le responsable du contrat peut voir et administrer l’intégralité du contrat.
• Responsable du centre de coûts.
  Le responsable du centre de coûts peut voir et administrer uniquement les centres de coûts dont il est responsable.
• Remplaçants des responsables de contrat et/ou de centre de coûts.
  Les remplaçants ont les mêmes accès que les rôles qu’ils remplacent.
• Collaborateurs.
  Les collaborateurs peuvent uniquement effectuer des achats. Ils ne peuvent pas accéder à Businessmanager CFF.

Le responsable du contrat est la personne clé pour la gestion des accès et des rôles. 

Les responsables de contrat peuvent:

• ouvrir de nouveaux centres de coûts;
• créer/bloquer des attributions de coûts;
• nommer des remplaçants pour leur rôle;
• nommer les responsables de centre de coûts et leurs remplaçants;
• gérer les droits d’accès pour l’ensemble du contrat;
• gérer les abonnements pour l’ensemble de l’organisation;
• télécharger les statistiques;
• télécharger les documents TVA.

Le responsable du centre de coûts est nommé par le responsable du contrat.

Il est considéré comme l’administrateur du ou des centres de coûts dont il est responsable.

Les responsables de centre de coûts peuvent: 

• ouvrir de nouveaux centres de coûts;
• créer/bloquer des attributions de coûts;
• nommer des remplaçants pour leur rôle;
• gérer les droits d’accès pour leurs centres de coûts;
• gérer les abonnements de ses centres de coûts;
• télécharger les statistiques de ses centres de coûts ;
• télécharger les documents TVA.

Les collaborateurs titulaires d’une autorisation de réservation peuvent effectuer des achats pour le compte de l’entreprise sur cff.ch/business ou dans l’appli Mobile CFF.

Afin de se voir attribuer une autorisation de réservation, les collaborateurs doivent s’inscrire sur le contrat de l’entreprise, et une personne responsable doit activer leur inscription.

De nombreux trucs et astuces offrant des indications utiles sont disponibles sur le Businessmanager.  

Cliquez sur le logo «i» pour obtenir des informations supplémentaires.

L’aperçu offre une vue d’ensemble de l’organisation ainsi que de tous les contrats et centres de coûts. Les éléments suivants s’affichent:

• le nom de la personne responsable du contrat pour chaque contrat;
• tous les centres de coûts associés;
• le nom de la personne responsable d’un centre de coûts.

Les informations affichées dans l’aperçu dépendent du rôle et des autorisations de l’utilisateur concerné au sein de l’organisation.

Cliquez sur l’une des informations fournies pour obtenir une vue détaillée de l’objet sélectionné.

Cette vue permet de visualiser les abonnements généraux et demi-tarif achetés dans le cadre du contrat ainsi que les principales informations associées. Il est possible d’exporter ces données sous la forme d’un tableau Excel en cliquant sur «Exporter».

Les abonnements peuvent être résiliés pour la prochaine date de résiliation possible. La date limite à laquelle une résiliation doit être saisie est indiquée dans la colonne «Résiliable jusqu’au».

Les demandes de résiliation extraordinaire (par exemple lors d’une montée en gamme) peuvent être soumises via le formulaire de remboursement pour les abonnements.

Sous «Abonnements», vous pouvez en plus gérer tous les abonnements demi-tarif et abonnements généraux.

Toutes les autorisations de réservation de vos collaborateurs sont affichées ici. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

• attribuer et réattribuer des autorisations de réservation;
• bloquer temporairement des autorisations de réservation ou les supprimer;
• exporter la liste au format Excel.

Les autorisations de comptabilisation qui ne sont pas encore validées continuent également d’apparaître sous l’onglet «Tâches».

Sous «Responsabilités» s’affiche désormais l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs qui assument également une responsabilité dans les contrats dont l’utilisatrice ou l’utilisateur connecté·e est responsable.

Toutes les autorisations de réservation demandées par les collaborateurs sont affichées dans les tâches.

À chaque inscription d’un collaborateur, la personne responsable du centre de coûts reçoit automatiquement une demande de validation par e-mail.

La personne responsable du centre de coûts, ses remplaçants ou la personne responsable du contrat peut alors valider ou rejeter la demande d’autorisation.

Les centres de coûts sont visibles dans le Businessmanager depuis les rubriques «Aperçu» ou «Centres de coûts». 

Le centre de coûts peut être considéré comme un compte client. Chaque centre de coûts a un nom que vous définissez lors de sa création. Vous devez aussi sélectionner un mode de paiement et une adresse de facturation. 

Vous avez ainsi la possibilité de configurer, au sein d’un même contrat, plusieurs centres de coûts avec différents modes de paiement, en fonction des besoins et de la structure comptable de votre entreprise.

Les nouveaux centres de coûts sont désormais créés directement depuis le contrat B2B correspondant. La fonctionnalité ne se trouve plus sous l’onglet «Centres de coûts» mais dans la vue d’ensemble, à droite du contrat B2B correspondant.

• Les attributions des coûts permettent d’affiner la ventilation des coûts en interne. Elles sont toujours rattachées à un centre de coûts et s’affichent sous la forme d’un menu déroulant lors de chaque achat. 
• Les attributions peuvent être gérées directement depuis la vue détaillée du centre de coûts. 
• Les attributions des coûts actives sont prises en compte aussi bien dans la facture que dans les statistiques.

Certaines fonctions, telles que la génération de statistiques ou la modification des autorisations de réservation, sont traitées en arrière-plan, de sorte que vous pouvez continuer à travailler dans Businessmanager CFF pendant ce temps.

Le statut actuel des activités s’affiche dans l’onglet «Activités».

Une fois qu’une activité est terminée, les documents correspondants peuvent être téléchargés.

La génération de statistiques est flexible et peut porter, au choix, sur une ou plusieurs organisations, sur des contrats, sur des centres de coûts ou sur une facture précise.

Les statistiques (export CSV des achats) peuvent être générées directement sous l’onglet «Statistiques».

Seule la personne responsable du contrat et ses remplaçants sont habilités à nommer ou à modifier le responsable du contrat et ses remplaçants.

Marche à suivre:

• Cliquez sur «Aperçu», puis sur le numéro du contrat.
• Cliquez sur «Modifier», effectuez les changements souhaités, puis cliquez sur «Sauvegarder».

Seules les personnes responsables d’un contrat et leurs remplaçants ainsi que les personnes responsables d’un centre de coûts et leurs remplaçants sont habilités à nommer ou à modifier la personne responsable d’un centre de coûts et ses remplaçants.

• Cliquez sur «Aperçu», puis sur le centre de coûts.
• Sélectionnez «Nommer/remplacer la personne responsable et ses remplaçants».
• Cliquez sur «Modifier», effectuez les changements, puis cliquez sur «Sauvegarder».

La génération de statistiques dans Businessmanager CFF est flexible et peut porter, au choix, sur une ou plusieurs organisations, sur des contrats, sur des centres de coûts ou sur une facture précise.

• Cliquez sur «Statistiques», puis sélectionnez l’organisation ou les centres de coûts de votre choix.
• Indiquez la période souhaitée, puis cliquez sur «Générer».

Statistiques pour une facture précise.

• Cliquez sur «Statistiques», puis indiquez le numéro de la facture dans le champ correspondant.
• Cliquez sur «Générer».

Les personnes responsables d’un contrat ou d’un centre de coûts ainsi que leurs remplaçants peuvent télécharger les documents TVA trimestriels. Procédez comme suit:

• Cliquez sur «Centres de coûts», puis sélectionnez le centre de coûts souhaité.
• Cliquez sur «Télécharger les documents TVA».
• Sélectionnez le trimestre concerné dans le menu déroulant et cliquez sur «Générer».

• Cliquez sur «Centres de coûts», puis sélectionnez le centre de coûts concerné.
• Cliquez sur «Nouvelle attribution de coûts» et définissez la date à laquelle le centre de coûts doit être activé.
• Pour saisir plusieurs attributions de coûts simultanément, cliquez sur «Exporter les attributions de coûts», modifiez le fichier téléchargé, puis importez-le en cliquant sur «Importer les attributions de coûts».

Les collaborateurs doivent préalablement effectuer une inscription pour le contrat.

Procédez ensuite comme suit:

• Cliquez sur «Tâches».
• Sélectionnez la personne concernée.
• Cliquez sur «Activer» afin de valider l’autorisation de réservation.

• Cliquez sur «Collaborateurs», puis sélectionnez la personne concernée.
• Cliquez sur «Réassigner les collaborateurs». 
• Sélectionnez l’organisation, le contrat et le nouveau centre de coûts.
• Cliquez sur «Sauvegarder».

• Cliquez sur «Collaborateurs», puis sélectionnez la personne concernée. 
• Cliquez sur «Bloquer», puis validez en cliquant une nouvelle fois sur «Bloquer».

Important: les autorisations de réservation bloquées peuvent être réactivées à tout moment. Pour ce faire, cliquez sur «Collaborateurs», sélectionnez la personne concernée, puis cliquez sur «Activer».

• Cliquez sur «Collaborateurs», puis sélectionnez la personne concernée.
• Cliquez sur «Supprimer», puis validez en cliquant une nouvelle fois sur «Supprimer».

• Cliquez sur «Aperçu», puis sélectionnez le contrat souhaité. Cliquez sur «Créer un centre de coûts» à droite.
• Remplissez tous les champs requis, puis cliquez sur «Créer».

L’activation peut prendre plusieurs jours. Une fois le processus terminé, vous recevrez un e-mail de confirmation.

Les moyens de paiements acceptés sont les suivants. 

• QR-facture
• E-Facture (livraison directe à votre système de paiement) (?)Afficher commentaire E-Facture (livraison directe à votre système de paiement) Le paiement par facture électronique doit être demandé au Businesstravel Service Center.Fermer commentaire
• Carte de crédit
• Carte de crédit logée (Airplus/Amex)(?)Afficher commentaire Carte de crédit logée (Airplus/Amex)Le paiement par carte logée doit être demandé au Businesstravel Service Center.Fermer commentaire

Le délai de paiement d’une facture est de 14 jours.

Pour les modes de paiement QR-facture et e-facture, la facturation est effectuée deux fois par mois, à savoir:

• pour la période du 1^er au 15 du mois et
• pour la période du 16 à la fin du mois.

Pour les modes de paiement carte de crédit et carte logée (Amex ou AirPlus), le débit est effectué lors de l’achat du titre de transport.

Une carte de crédit logée de type Airplus ou Amex peut être déposée dans un ou plusieurs centres de coûts. 

Pour obtenir un centre de coûts avec ce type de carte, il faut s’adresser au Businesstravel Service Center. 

Après activation du centre de coûts: 

• cliquez sur «Centres de coûts»;
• sélectionnez le centre de coûts souhaité;
• cliquez sur «Enregistrer la carte».

Pour les entreprises payant sur facture (QR-facture, e-facture), la réduction est automatiquement prise en compte sur chaque facture.

Pour les entreprises payant par carte de crédit, la réduction est imputée début janvier rétroactivement pour l’année écoulée.

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Résilier».

La personne titulaire de l’abonnement reçoit un message l’informant de la résiliation de son abonnement et du dernier jour de validité de celui-ci. 

Une résiliation enregistrée peut être annulée jusqu’au dernier jour de validité de l’abonnement.

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Annuler la résiliation».

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Remplacer l’acheteur».

La nouvelle personne acheteuse doit disposer d’une autorisation de réservation active pour le centre de coûts sur lequel l’abonnement est renouvelé.

Cette fonction permet de modifier l’organisation, le contrat ou le centre de coûts auquel est rattaché l’abonnement sélectionné. Lors de son renouvellement, l’abonnement sera facturé sur le nouveau centre de coûts.

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Réaffecter les abonnements».

La personne acheteuse doit disposer d’une autorisation de réservation active pour le nouveau centre de coûts.

Une vue d’ensemble de tous les abonnements généraux et demi-tarif achetés au niveau de l’organisation peut être exportée dans un fichier Excel.

• Cliquez sur «Abonnements».
• Cliquez sur «Exporter».

La fonction «Exporter» tient compte de tous les filtres que vous avez définis. Afin d’obtenir la liste complète des abonnements, cliquez sur «Réinitialiser les filtres» avant d’effectuer l’exportation.

• Cliquez sur «Collaborateurs».
• Cliquez sur «Exporter».

La fonction «Exporter» tient compte de tous les filtres que vous avez définis. Afin d’obtenir la liste complète des collaborateurs, cliquez sur «Réinitialiser les filtres» avant d’effectuer l’exportation.