Il existe plusieurs rôles dans le Businessmanager. 

• Responsable du contrat.
  Le responsable du contrat peut voir et administrer l’intégralité du contrat.
• Responsable du centre de coûts.
  Le responsable du centre de coûts peut voir et administrer uniquement les centres de coûts dont il est responsable.
• Remplaçants du responsable du contrat et/ou du centre de coûts.
  Les remplaçants ont les mêmes accès que les rôles qu’ils remplacent.
• Collaborateur.
  Le collaborateur:trice ne peut pas accéder au Businessmanager. Il peut uniquement effectuer des achats.

Bon à savoir: le responsable du contrat ou du centre de coûts doit se voir attribuer un accès collaborateur pour pouvoir effectuer des commandes.

Le responsable du contrat est la personne clé pour la gestion des accès et des rôles. 

Il peut: 

• ouvrir de nouveaux centres de coûts;
• créer/bloquer des attributions de coûts;
• nommer un remplaçant pour son rôle;
• nommer les responsables de centres de coûts et leurs remplaçants;
• autoriser ou supprimer des accès utilisateur pour l’ensemble du contrat;
• gérer les abonnements pour l’ensemble du contrat;
• télécharger les statistiques pour l’ensemble du contrat.

Le responsable du centre de coûts est nommé par le responsable du contrat.

Il est considéré comme l’administrateur du ou des centres de coûts dont il est responsable.

Il peut: 

• créer/bloquer des attributions de coûts;
• nommer un remplaçant pour son rôle;
• autoriser ou supprimer des accès utilisateur pour ses centres de coûts;
• gérer les abonnements de ses centres de coûts;
• télécharger les statistiques de ses centres de coûts.

Le collaborateur qui a été autorisé pour au moins un centre de coûts peut effectuer des achats pour le compte de l’entreprise sur les canaux de vente Businesstravel CFF (webshop/application Mobile CFF). 

Pour obtenir une autorisation, il doit s’annoncer sur le contrat et un responsable doit valider son inscription.

De nombreux trucs et astuces offrant des indications utiles sont disponibles sur le Businessmanager.  

Cliquez sur le logo «i» pour obtenir des informations supplémentaires.

Les tâches rassemblent les demandes d’inscription effectuées par les utilisateurs. 

Le responsable du centre de coûts pour lequel la demande d’inscription a été faite reçoit automatiquement une notification par e-mail. 

Le responsable du centre de coûts concerné, son remplaçant ou le responsable du contrat peuvent alors valider ou rejeter la demande. 

L’aperçu offre une vue d’ensemble du contrat et des centres de coûts, ainsi que les noms des responsables des centre de coûts. 

Cliquez sur l’une des informations fournies pour obtenir une vue détaillée de l’objet sélectionné.

Cette vue permet de visualiser et de gérer les abonnements généraux et demi-tarif achetés à travers le contrat ainsi que les informations clés à leur sujet. 

Les abonnements peuvent être résiliés pour la prochaine date de résiliation indiquée dans la colonne correspondante.

Il est possible d’exporter ces données sous la forme d’un tableau Excel en cliquant sur «Exporter».

Tous les collaborateurs ayant accès au contrat sont visibles ici et peuvent être gérés. 

Il est possible de rajouter l’accès à un centre de coûts pour un utilisateur déjà inscrit, ou de supprimer une autorisation.

La liste peut être exportée au format Excel.

Les centres de coûts sont visibles dans le Businessmanager depuis les rubriques «Aperçu» ou «Centres de coûts». 

Le centre de coûts peut être considéré comme un compte client. Chaque centre de coûts a un nom que vous pouvez définir lors de sa création. Il est aussi possible de choisir un moyen de paiement ainsi qu’une adresse de facturation.

Par conséquent, vous pouvez, au sein d’un même contrat, avoir plusieurs centres de coûts avec des moyens de paiement différents en fonction de vos besoins et de la structure comptable de l’entreprise.

Les attributions de coûts permettent d’affiner la ventilation des coûts en interne. 

Elles sont rattachées à un centre de coûts et se présentent sous la forme d’un menu déroulant lors de l’achat. 

Les attributions peuvent être gérées directement depuis la vue détaillée du centre de coûts. 

Ces imputations apparaîtront dans la facture et les statistiques.

Seul le responsable du contrat et son remplaçant sont habilités à nommer ou modifier le responsable du contrat et son remplaçant.

Marche à suivre:

• Cliquez sur «Aperçu», puis sur le numéro du contrat. 
• Cliquez sur «Éditer», effectuez les changements souhaités, puis cliquez sur «Sauvegarder».

Seul le responsable du contrat et son remplaçant ainsi que le responsable du centre de coûts et son remplaçant sont habilités à nommer ou modifier le responsable d’un centre de coûts et son remplaçant.

• Cliquez sur «Aperçu», puis sur le centre de coûts concerné.  
• Cliquez sur «Nommer/remplacer le responsable et le suppléant».
• Cliquez sur «Éditer», effectuez les changements, puis cliquez sur «Sauvegarder».

Pour l’ensemble du contrat (uniquement le responsable du contrat et son remplaçant) :

• Cliquez sur «Aperçu», puis sur le numéro du contrat.
• Cliquez sur «Télécharger les statistiques».
• Indiquez la période souhaitée, puis cliquez sur «Générer».

Pour un centre de coûts (uniquement le responsable du contrat et son remplaçant, ainsi que le responsable du centre de coûts et son remplaçant) :

• Cliquez sur «Centres de coûts», puis sur le centre de coûts souhaité.
• Cliquez sur «Télécharger les statistiques».
• Indiquez la période souhaitée ou le numéro de la facture correspondante, puis cliquez sur «Générer».

Uniquement par le responsable du contrat et son remplaçant, ainsi que le responsable du centre de coûts et son remplaçant.

• Cliquez sur «Centres de coûts», puis sur le centre de coûts souhaité.
• Cliquez sur «Télécharger les documents TVA».
• Sélectionnez le trimestre souhaité dans le menu déroulant et cliquez sur «Générer».

• Cliquez sur «Centre de coûts», puis sélectionnez le centre de coûts concerné.
• Créez une attribution de coûts en cliquant sur «Nouvelle attribution de coûts».
• Pour importer plusieurs attributions de coûts, cliquez sur «Exporter les attributions de coûts», modifiez le fichier téléchargé, puis cliquez sur «Importer les attributions de coûts».

Le collaborateur doit préalablement effectuer une inscription sur le contrat.

Cliquez sur «Tâches», sélectionnez la case correspondant à l’utilisateur, puis cliquez sur «Activer».

• Cliquez sur «Collaborateurs», puis sélectionnez la case correspondant à l’utilisateur. 
• Cliquez sur «Réassigner les collaborateurs». 
• Sélectionnez le contrat et le nouveau centre de coûts.
• Cliquez sur «Vérification des attributions».
• Cliquez sur «Enregistrer les modifications».

• Cliquez sur «Collaborateurs», puis sélectionnez la case correspondant à l’utilisateur. 
• Cliquez sur «Bloquer», puis validez en cliquant une nouvelle fois sur «Bloquer». 

N. B.: un collaborateur bloqué peut être réactivé (voir «Autoriser un collaborateur»).

• Cliquez sur «Collaborateurs», puis sélectionnez la case correspondant à l’utilisateur. 
• Cliquez sur «Effacer», puis validez en cliquant sur «Supprimer».

• Cliquez sur «Centres de coûts».
• Cliquez sur «Nouveau centre de coûts».
• Complétez tous les champs requis, puis cliquez sur «Créer».

L’activation peut prendre plusieurs jours. Un e-mail de confirmation sera envoyé lorsque le processus aura été réalisé. 

Les moyens de paiements acceptés sont les suivants. 

• Facture avec code QR
• E-Facture (livraison directe à votre système de paiement) (?)Afficher commentaire E-Facture (livraison directe à votre système de paiement) Le paiement par facture électronique doit être demandé au Business Travel Service Center.Fermer commentaire
• Carte de crédit
• Carte de crédit logée (Airplus/Amex)(?)Afficher commentaire Carte de crédit logée (Airplus/Amex)Le paiement par carte logée doit être demandé au Business Travel Service Center.Fermer commentaire

Le délai de paiement par facture est de 15 jours.

Pour les moyens de paiement suivants:

• facture avec code QR;
• E-Facture

la facturation est effectuée deux fois par mois pour les périodes du 1^er au 15 puis du 16 à la fin du mois. 

En cas de paiement par carte de crédit, le débit est effectué lors de l’achat du titre de transport. 

Une carte de crédit logée de type Airplus ou Amex peut être déposée dans un ou plusieurs centres de coûts. 

Pour obtenir un centre de coûts avec ce type de carte, il faut s’adresser au Businesstravel Service Center. 

Après activation du centre de coûts: 

• cliquez sur «Centres de coûts»;
• sélectionnez le centre de coûts souhaité;
• cliquez sur «Enregistrer la carte».

Pour les entreprises utilisant un moyen de paiement de type facture (facture, E-Facture), le rabais est automatiquement déduit de chaque facture.

Pour les entreprises utilisant un moyen de paiement de type carte de crédit, le paiement est effectué début janvier pour l’année écoulée.

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Résilier».

Le bénéficiaire de l’abonnement recevra une notification lui annonçant la résiliation de son abonnement et la date de fin de son abonnement. 

Pour que sa résiliation puisse être annulée, l’abonnement doit être encore valable. 

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Annuler la résiliation».

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Remplacer l’acheteur».

Le nouvel acheteur doit avoir une autorisation pour le centre de coûts sur lequel l’abonnement est enregistré.

Cette fonction permet de modifier le centre de coûts sur lequel est rattaché l’abonnement sélectionné. Lors du renouvellement, l’abonnement sera facturé sur le nouveau centre de coûts. 

• Cliquez sur «Abonnements».
• Sélectionnez le ou les abonnements souhaités.
• Cliquez sur «Réaffecter les abonnements».

L’acheteur doit avoir une autorisation pour le nouveau centre de coûts souhaité. 

Tous les abonnements demi-tarif et AG achetés via le contrat peuvent être exportés dans un fichier Excel. 

• Cliquez sur «Abonnements».
• Cliquez sur «Exporter».

La fonction «Exporter» tient compte des filtres que vous avez utilisés. Pour obtenir la liste complète des abonnements, cliquez sur «Réinitialiser les filtres» avant d’effectuer l’exportation. 

• Cliquez sur «Collaborateurs».
• Cliquez sur «Exporter».

La fonction «Exporter» tient compte des filtres que vous avez utilisés. Pour obtenir la liste complète des abonnements, cliquez sur «Réinitialiser les filtres» avant d’effectuer l’exportation.