In Businessmanager esistono vari ruoli. 

• Responsabile del contratto.
  Il responsabile del contratto può visualizzare e gestire il contratto nella sua integralità.
• Responsabile del centro di costo.
  Questa figura può visualizzare e gestire solamente i centri di costo di cui è responsabile.
• Sostituti dei responsabili del contratto e/o del centro di costo.
  Queste figure dispongono di accessi analoghi a quelli del ruolo che sostituiscono.
• Collaboratori/trici.
  Collaboratori e collaboratrici possono soltanto effettuare acquisti e non hanno accesso a Businessmanager.

Il responsabile del contratto è la persona di riferimento per la gestione degli accessi e dei ruoli. 

Il responsabile del contratto può:

• aprire nuovi centri di costo;
• creare/bloccare le repartizioni dei costi;
• nominare i sostituti per il proprio ruolo;
• nominare i responsabili dei centri di costo e i rispettivi sostituti;
• gestire le autorizzazioni di accesso per il contratto nella sua integralità;
• gestire gli abbonamenti dell’intera organizzazione;
• scaricare le statistiche;
• scaricare i giustificativi IVA.

La nomina del responsabile del centro di costo spetta al responsabile del contratto.

Si tratta della persona che amministra il centro / i centri di costo di cui è responsabile.

Il responsabile del centro di costo può: 

• aprire nuovi centri di costo;
• creare/bloccare le ripartizioni dei costi;
• nominare i sostituti per il proprio ruolo;
• gestire le autorizzazioni di accesso per i propri centri di costo;
• gestire gli abbonamenti dei propri centri di costo;
• scaricare le statistiche per i propri centri di costo;
• scaricare i giustificativi IVA.

I collaboratori e le collaboratrici con un’autorizzazione di prenotazione possono effettuare acquisti su ffs.ch/business o nell’app Mobile FFS con fatturazione tramite l’azienda.

Per ottenere un’autorizzazione di prenotazione occorre registrarsi sul contratto dell’azienda e ricevere l’approvazione di una persona responsabile.

Su Businessmanager sono disponibili vari consigli e suggerimenti con indicazioni utili.  

Fai clic sul simbolo «i» per ottenere maggiori informazioni.

La panoramica fornisce una visione d’insieme dell’organizzazione, compresi tutti i contratti e i centri di costo. Sono visibili:

• il nome del responsabile di ogni contratto;
• tutti i relativi centri di costo;
• il nome del responsabile del centro di costo.

Le informazioni mostrate nella panoramica dipendono dal ruolo e dalle autorizzazioni dell’utente all’interno dell’organizzazione.

Fai clic su una delle informazioni fornite per ottenere una visualizzazione dettagliata dell’oggetto selezionato.

Questa schermata consente di visualizzare gli abbonamenti generali e metà-prezzo acquistati tramite il contratto, nonché le informazioni principali in merito. I dati possono essere esportati sotto forma di tabella Excel facendo clic su «Esporta».

Gli abbonamenti possono essere annullati in qualsiasi momento al primo termine di disdetta possibile. Nella colonna «Kündbar bis» (Disdetta entro) è indicato il termine ultimo entro il quale registrare una disdetta.

È possibile richiedere disdette straordinarie, ad es. in caso di upsell, tramite il modulo di rimborso per abbonamenti.

Questa schermata mostra tutte le autorizzazioni di prenotazione dei collaboratori e delle collaboratrici. Qui è possibile:

• riorganizzare e conferire autorizzazioni di prenotazione;
• bloccare temporaneamente o eliminare autorizzazioni di prenotazione.
• Esportare l’elenco in formato Excel.

In questa sezione sono raggruppate tutte le richieste di autorizzazione di prenotazione dei collaboratori e delle collaboratrici.

Per ogni registrazione di un collaboratore o di una collaboratrice, il responsabile del centro di costo riceve automaticamente una notifica via e-mail per l’attivazione.

Successivamente, il responsabile del centro di costo, i suoi sostituti o il responsabile del contratto possono approvare o respingere la richiesta.

I centri di costo sono visualizzabili in Businessmanager alle sezioni «Riepilogo» o «Centri di costo». 

Un centro di costo può essere considerato come un account cliente. Quando si crea un centro di costo, se ne definisce il nome e si seleziona il metodo di pagamento e l’indirizzo di fatturazione. 

Di conseguenza, all’interno dello stesso contratto si possono avere vari centri di costo con metodi di pagamento diversi, a seconda delle esigenze e della struttura contabile dell’azienda.

I nuovi centri di costo vengono aperti nel corrispondente contratto visualizzato nella panoramica.

Le ripartizioni dei costi agevolano un’attribuzione interna mirata degli stessi. Sono sempre associate a un centro di costo e compaiono sotto forma di menu a tendina quando si effettua un acquisto. Le ripartizioni possono essere gestite direttamente dalla visualizzazione dettagliata del rispettivo centro di costo. Le ripartizioni attive dei costi vengono considerate sia sulla fattura che nelle statistiche.

Alcune funzioni, ad es. «Generare statistiche» o «Modificare le autorizzazioni di prenotazione», vengono elaborate in background, in modo da poter continuare a lavorare in Businessmanager FFS.

Nella scheda «Attività» viene visualizzato lo stato attuale delle attività.

Una volta conclusa un’attività, i documenti rilevanti sono disponibili per il download.

Grazie alla flessibilità di questa funzione, è possibile generare statistiche per una o più organizzazioni, per i contratti, per i centri di costo o per una fattura specifica.

Soltanto chi ricopre i ruoli in questione può nominare o modificare un responsabile del contratto e i suoi sostituti.

Ecco come procedere:

• Fai clic su «Panoramica» e poi sul numero di contratto desiderato.
• Fai clic su «Modificare», effettua le modifiche desiderate, quindi fai clic su «Salva».

Soltanto chi ricopre i ruoli in questione, nonché i responsabili del contratto e i loro sostituti possono nominare o modificare un responsabile di un centro di costo e i suoi sostituti.

• Fai clic su «Panoramica» e poi sul centro di costo in questione.
• Seleziona «Nomina/sostituisci il responsabile e i sostituti».
• Fai clic su «Modificare», effettua le modifiche, quindi fai clic su «Salva».

In Businessmanager è possibile generare statistiche in modo flessibile per una o più organizzazioni, per i contratti, per i centri di costo o per una fattura specifica.

• Fai clic su «Statistiche», quindi seleziona l’organizzazione desiderata o i centri di costo desiderati.

• Indica il periodo di interesse o il numero della relativa fattura e fai clic su «Generare». 

Per una fattura concreta:

• Fai clic su «Statistiche», quindi inserisci il numero della fattura in «Rechnungsnummer» (Numero fattura).
• Fai clic su «Generare».

I responsabili del contratto o del centro di costo e i loro sostituti possono scaricare i giustificativi IVA ogni trimestre. Ecco come:

• Fai clic su «Centri di costo» e seleziona il centro di costo desiderato.
• Fai clic su «Scarica i documenti IVA».
• Seleziona il trimestre di interesse nel menu a tendina e fai clic su «Generare».

• Fai clic su «Centri di costo» e seleziona il centro di costo di interesse.
• Fai clic su «Nuova ripartizione dei costi» e stabilisci l’inizio della validità del centro di costo.
• Per registrare contemporaneamente più ripartizioni dei costi, fai clic su «Esportare le ripartizioni dei costi», modifica il file scaricato e reimportalo tramite «Importare le ripartizioni dei costi».

Per prima cosa, la persona deve registrarsi sul contratto.

Successivamente, la procedura è la seguente:

• Fai clic su «Compiti».
• Seleziona la persona di interesse.
• Fai clic su «Abilitare» per assegnare l’autorizzazione di prenotazione.

• Fai clic su «Collaboratori/trici» e seleziona la persona di interesse.
• Fai clic su «Nuova assegnazione collaboratori».
• Seleziona l’organizzazione, il contratto e il nuovo centro di costo.
• Fai clic su «Salva».

• Fai clic su «Collaboratori/trici» e seleziona la persona di interesse. 
• Fai clic su «Bloccare» e conferma facendo di nuovo clic su «Bloccare». 

Importante: le autorizzazioni di prenotazione bloccate possono essere riattivate in qualsiasi momento. Fai clic su «Collaboratori/trici», seleziona la persona di interesse e fai clic su «Abilitare».

• Fai clic su «Collaboratori/trici» e seleziona la persona di interesse.
• Fai clic su «Eliminare» e conferma la procedura facendo di nuovo clic su «Eliminare».

• Fai clic su «Panoramica» e seleziona il contratto desiderato. Fai clic su «Rechnungsstelle erstellen» (Crea centro di costo) a destra.
• Compila tutti i campi obbligatori e fai clic su «Crea».

L’attivazione può richiedere alcuni giorni. Una volta completato il processo, verrà inviata un’e-mail di conferma.

Si accettano le seguenti modalità di pagamento: 

• Fattura QR.
• E-fattura (consegna diretta al tuo sistema di pagamento)(?)Visualizzare nota E-fattura (consegna diretta al tuo sistema di pagamento)Il pagamento con E-fattura va richiesto al Businesstravel Service Center.Chiudere nota
• Carta di credito
• Carta di credito corporate (Airplus/Amex)(?)Visualizzare nota Carta di credito corporate (Airplus/Amex)Il pagamento con carta corporate va richiesto al Businesstravel Service Center.Chiudere nota

Il termine di pagamento di ogni fattura è di 14 giorni.

In caso di pagamento dietro fattura QR ed e-fattura, la fatturazione avviene due volte al mese:

• per il periodo dal giorno 1 al giorno 15 del mese;
• per il periodo dal giorno 16 alla fine del mese.

In caso di pagamento con carta di credito e carta lodge (Amex o AirPlus), l’addebito viene effettuato direttamente al momento dell’acquisto del titolo di trasporto.

Una carta di credito corporate Airplus o Amex può essere registrata in uno o più centri di costo. 

Per ottenere un centro di costo con questo tipo di carta, bisogna rivolgersi al Businesstravel Service Center. 

Dopo l’attivazione del centro di costo: 

• Fai clic su «Centri di costo».
• Seleziona il centro di costo desiderato.
• Fai clic su «Depositare la carta».

Per le aziende che utilizzano un metodo di pagamento basato su fattura (fattura QR, e-fattura), lo sconto viene applicato automaticamente sulla stessa.

Per le aziende che utilizzano un metodo di pagamento con carta di credito, il conteggio avviene all’inizio di gennaio per l’anno precedente.

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Disdire».

La persona titolare riceverà una notifica della disdetta e della data di fine validità dell’abbonamento. 

Una disdetta già registrata può essere annullata entro l’ultimo giorno di validità di un abbonamento.

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Annullare la disdetta».

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Sostituisci il committente».

Il nuovo soggetto acquirente deve disporre di un’autorizzazione di prenotazione attiva per il centro di costo su cui viene rinnovato l’abbonamento.

Questa funzione consente di modificare l’organizzazione, il contratto o il centro di costo a cui è associato l’abbonamento selezionato. Al momento del rinnovo, l’abbonamento verrà fatturato sul nuovo centro di costo. 

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Seleziona l’abbonamento/gli abbonamenti in questione.
• Fai clic su «Riassegna gli abbonamenti».

Il nuovo soggetto acquirente deve disporre di un’autorizzazione di prenotazione attiva per il nuovo centro di costo.

Una panoramica di tutti gli abbonamenti metà-prezzo o generali acquistati tramite l’organizzazione può essere esportata come file Excel.

• Fai clic su «Abbonamenti».
• Fai clic su «Esportare».

La funzione «Esportare» tiene conto dei filtri utilizzati. Per ottenere l’elenco completo degli abbonamenti, prima dell’esportazione fai clic su «Resetta i filtri».

• Fai clic su «Collaboratori».
• Fai clic su «Esportare».

La funzione «Esportare» tiene conto dei filtri utilizzati. Per ottenere l’elenco completo dei collaboratori e delle collaboratrici, prima dell’esportazione fai clic su «Resetta i filtri».